Verfahrensdokumentation
Sicher steuern. Angemessen organisieren: Das Tagesgeschäft ist immer dringend und wichtig. Als Berater haben wir den Einblick in Ihr Unternehmen und schaffen die Rahmenbedingungen zur Erfüllung der Verfahrensdokumentation.
Die Grundsätze der ordnungsmäßigen digitalen Buchführung (GoBD) verlangen nach einer Verfahrensdokumentation. Dieses Handbuch zu Ihrer digitalen und analogen Buchführung ist elementar wichtig zur Prozesssteuerung, in Notfällen – und bei Betriebsprüfungen.
Das erste, was Betriebsprüfer bei einer Prüfung anfordern, ist die Verfahrensdokumentation. Denn in ihr sind Verantwortlichkeiten, Prozesse und IT-Sicherheitskonzepte definiert, was die Betriebsprüfung wesentlich erleichtert. Der GoBD-Erlass empfiehlt nachdrücklich, eine stets aktuelle Verfahrensdokumentation bereit zu halten.
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Eins ist sicher: Wir kennen Ihre gesetzlichen Verpflichtungen.
In einer Verfahrensdokumentationen müssen alle Systeme, Verfahrensweisen sowie Datenschutz- und Archivierungsstrategien beschrieben werden, die mit Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft zu tun haben. Welche Personen sind zu welchen buchhalterischen Aufgaben befugt? Was passiert mit Papierbelegen und ersetzenden Scans? Was ist mit den Kassensystemen? Wie verlässlich ist die Zeiterfassung? Wie werden E-Mails mit Rechnungsinhalten archiviert?
Diese und viele weitere Themen erfassen wir spezifisch für Ihr Unternehmen und dokumentieren diese gewissenhaft und verlässlich. Als erfahrender Partner für Verfahrensdokumentationen erstellen wir die Unterlagen effizient, im passenden Umfang und rechtlich up-to-date und halten diese stets auf dem aktuellen Stand. So können Sie sich sicher sein, keine unangenehmen Überraschungen zu erleben.
Profitierten Sie von unseren Vorteilen:
- Wettbewerbsvorteile sichern – durch spezialisiertes Wissen und Branchenerfahrung.
- Fokus auf das Kerngeschäft – Mit uns bleiben Sie immer auf dem neusten Stand der Gesetzgebung.
- Digitale Systemdokumenation – Hardware, Software, Netzwerk, Anpassungen.
- Profitieren Sie von unseren strukturierten Betriebsdokumentationen mit Arbeitsabläufen und Datensicherung.
- Sicherer Speicherort – in der DATEV-Cloud in Nürnberg.
Sicher und verlässlich die Zukunft gestalten.
Aktuelle Zahlen sind das Fundament für alle unternehmerischen Entscheidungen. Wir gestalten Ihre Verfahrensdokumentation sicher und rechtskonform. Sie können sie schnell, übersichtlich und nachvollziehbar zu jeder Zeit abrufen.
Auf rund 30 bis 60 Seiten erhalten Sie mit der Verfahrensdokumentation eine verlässliche Auswertung Ihrer aktuellen buchhalterischen Prozesse. Im Vorgang der Verfahrensdokumentations-Erstellung durch uns fallen uns unter Umständen Optimierungspotenziale auf: Welche Prozesse lassen sich vereinfachen? Wo gibt es Effizienzchancen durch mehr Digitalisierung? Sind Inventurverluste ein Thema, und wie kann es angegangen werden? Zudem ist die Verfahrensdokumentation ein wertvoller Schutz vor Wissensverlust im Unternehmen: Prozesse sind dokumentiert und nicht nur einzelnen Personen bekannt.
Verfahrensdokumentation im Überblick
Initiale Erstellung
Im ersten Schritt durchleuchten wir Ihr Unternehmen: Welche Prozesse gibt es in der Buchhaltung, wer sind die handelnden Personen und wie lassen sich bei Bedarf mit möglichst kleinem Aufwand Prozesse so umstellen, dass sie GoBD-konform werden? Dank unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten für kleine und große Unternehmen erstellen wir Ihre Verfahrensdokumentation mit einem sinnvollen Umfang und Detailgrad.
Optimierungen ermöglichen
Bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation werden Unternehmens-Prozesse verschriftlicht, die in der Praxis oft informell gehandhabt werden. Das kann bedeuten, dass bisher manche Vorgänge zu viele Handgriffe benötigen, Fehlerquellen beinhalten und sich nach Mitarbeiter oder Tagesform unterscheiden können. Es ist möglich, solche Prozesse zu vereinheitlichen und zu straffen. Dabei helfen oft digitale Tools, die in der Büroarbeit zu Zeitersparnissen führen.
Laufende Pflege
Eine Verfahrensdokumentation ist kein statisches Werk, sie muss gepflegt werden. Bei IT-Umstellungen, der Einführung eines neuen Kassensystems oder der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern entsteht die Notwendigkeit zu Änderungen. Wir sagen Ihnen, wann Änderungsbedarf eintritt und aktualisieren das Dokument. Ebenfalls interessant ist eine jährliche Prüfung der Prozesse, wodurch neue Optimierungspotenziale aufgedeckt werden können.
Notfälle & Unternehmensnachfolge
Jeder wünscht sich eine planvolle Unternehmensnachfolge, aber durch unvorhersehbare Ereignisse wie Krankheit oder Unfälle können die Geschäftsführung oder Schlüsselmitarbeiter ohne Vorwarnung temporär oder für immer ausfallen. Die Verfahrensdokumentation als Handbuch ermöglicht es, dass Notfallpläne greifen und der Betrieb weiterlaufen kann. Auch für die reguläre Unternehmensnachfolge ist die Verfahrensdokumentation sehr wichtig.
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