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Lohnbuchhaltung

Sicher steuern. Zahlen verstehen: Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung sind Routineaufgaben, wir beraten und begleiten Sie bei diesen Aufgaben.

Gemeinsam, verlässlich und diszipliniert. Wir sind Ermutiger, Unterstützer und Begleiter für unsere Mandanten. Lohnbuchhaltung ist anspruchsvoll: Die Rechtslage ändert sich laufend, beim Personal gibt es Veränderungen und die Abrechnungen müssen stets korrekt sein.

Die Digitalisierung Ihrer Lohnbuchhaltung ermöglicht Ihnen, effizienter zu arbeiten. Das ist ein echter Vorteil im Wettbewerb und Ihnen bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft – wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Sicher steuern. Zukunft gestalten. Kontakt aufnehmen

Wir sind Ihr Partner, mit dem Sie Ihre Lohnbuchhaltung vertrauensvoll und sicher abwickeln, steuern und optimieren können.

Wir übernehmen deutschlandweit nicht nur die übliche Erstellung der laufenden Lohnabrechnungen sowie die Kommunikation mit Finanzamt und Sozialversicherungsträgern, wir möchten für Sie den gesamten Ablauf verbessern. Mit digitalen Personalfragebögen, digitalen Personalakten, digitalen Abrechnungen, Nettolohnoptimierung sowie einem Gehaltskosten-Monitoring und -Benchmarking auf der Basis von Branchendaten.

Es ist nicht die Frage, ob die Digitalisierung kommt, sondern wann auch Sie sie effizienzsteigernd nutzen. Wir unterstützen bei der Entscheidung und Einführung der digitalen Lohnbuchhaltung. Mit der digitalen Lohnbuchhaltung reduzieren Sie die administrativen Aufwände. Wir kümmern uns, damit Sie neue Freiräume gewinnen und Ihre Personalkosten jederzeit im Blick haben. Dadurch schaffen Sie Veränderungen, Potenziale und Chancen für sichere Zukunftsentscheidungen. Wir unterstützen Sie mit digitalen Services und Beratungsleistungen dabei, dass Sie verlässliche Entscheidungen treffen und deren Auswirkungen abschätzen können.

Profitieren Sie von digitaler Lohnbuchhaltung

  • Bringen Sie all Ihre Personal-Dokumente in die sichere DATEV-Cloud und greifen Sie jederzeit und von überall auf die digitale Personalakte zu.
  • Übermitteln Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital – sicher verschlüsselt über die DATEV-Cloud. So sparen Sie sich Druck, Versand und Verteilung.
  • Erfassen Sie alle Stammdaten von Mitarbeitern digital und fehlerfrei. Mit automatischen Checks, um z.B. Tippfehler in der IBAN oder der Steuer-ID zu erkennen.
  • Nutzen Sie digitale Freigabetools per Unterschriftenterminal oder App, um Lohnüberweisungen oder Schriftstücke für Finanzamt, Arbeitsamt etc. zu unterzeichnen.
  • Sicherer Speicherort - in der DATEV-Cloud in Nürnberg.
Sicher steuern. Wir helfen Ihnen. Kontakt aufnehmen

Lohnbuchhaltung: Unsere Leistungen im Überblick

Lohn- und Gehaltsabrechnung

  • Fehlerfreie Erfassung von Stammdaten mit digitalen Personalfragebögen
  • Laufende, professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Verrechnung von Überstunden, Prämien, Reisekosten, geldwertem Vorteil
  • Berechnung von Urlaubs-, Feiertags- und Krankenentgelt – zuverlässig und jederzeit einsehbar
  • Datenübermittlung an Ämter, Krankenkassen etc. plus Kommunikation
  • Management von Kurzarbeitergeld
  • An- und Abmeldungen bei Krankenkassen, Rentenversicherung etc. – elektronisch, inklusive fristwahrender Sofortmeldungen
  • Datenarchivierung in der sicheren DATEV-Cloud in Nürnberg, GoBD-konform

Nettolohnoptimierung

  • Analyse Lohn- und Gehaltsstrukturen
  • Entwicklung von Strategien zur kostenneutralen Nettolohnerhöhung oder zur Bruttolohnanpassung
  • Konkrete, exakt passende Umsetzungsmaßnahmen wie Essensgutscheine, Jobrad uvm.

Beratung und Unterstützung

  • Steuerliche Beratung in Personalfragen – Gestaltung von Arbeitsverträgen, Entwicklung von Vergütungssystemen, Entgeltumwandlung, Analyse des Gehaltsaufwands im Vergleich zu vergleichbaren Unternehmen
  • Unterstützung bei Betriebsprüfungen – z.B. Lohnsteuer, Sozialversicherungen
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Digitale Personalfragebögen

Die Grundlage für eine effiziente Lohnbuchhaltung sind bestens gepflegte Personaldaten. Damit Sie uns schnell die Daten Ihrer Mitarbeiter übermitteln können, stellen wir Ihnen digitale Personalfragebögen zum Download zur Verfügung. Diese sind im Excel-Format und lassen sich einfach ausfüllen.

Die Personalfragebögen finden Sie in einer allgemeinen Version, einer Version für Azubis und einer Version für Minijobber. Bei der Neueinstellung von Minijobbern nutzen Sie bitte zusätzlich das Formular zur RV-Pflicht-Befreiung. Damit wir Krankheitszeiten korrekt erfassen können bitten wir Sie um die Nutzung unseres AU-Formulars.

So gehts:

  1. Excel-Datei herunterladen auf Ihrem Computer speichern.
  2. Öffnen und dann „Bearbeitung aktivieren“ und „Inhalt aktivieren“ auswählen.
  3. Personalfragebogen ausfüllen.
  4. Wenn Sie fertig sind: Auf „Speichern“ klicken, der Datei einen sinnvollen Namen vergeben und an uns per E-Mail senden.

Personalfragebogen herunterladen:

Sicher
steuern.

Was ist Lohnbuchhaltung?

In der Buchhaltung von Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung ein wichtiger Teil. In ihr werden monatlich die Lohnabrechnungen und Gehaltsabrechnungen erstellt. Diese Aufgabe kann intern erledigt werden oder an eine Steuerberatung bzw. ein Lohnbüro abgegeben werden. Die Grundlage dafür sind a) die Stammdaten der Mitarbeiter, b) die sich laufend ändernden gehalts- und abrechnungsrelevanten Komponenten wie geleistete Stunden und Überstunden mitsamt Zuschlägen, leistungsbezogene Bestandteile, Urlaubstage, Zulagen wie Gefahrenzulagen bzw. Jahressonderzahlungen, Entgeltumwandlungen durch betriebliche Altersvorsorge, geldwerte Vorteile, in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) eingetragene Freibeträge, Kinder oder Abzüge durch Kirchenzugehörigkeit, pauschal versteuerte Lohnbestandteile, persönliche Abzüge für die Nutzung von Firmeneigentum und Erstattungen von Aufwänden und vieles mehr. Aus dieser Menge an Daten wird die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung erstellt, das Gesamtbrutto, Sozialversicherungsbrutto und Steuerbrutto berechnet, die zu überweisende Netto-Lohnsumme ermittelt und die entstehenden Lohnsteuern an das Finanzamt und die Sozialabgaben an Krankenversicherungen, Rentenversicherungsträger, Partner der betrieblichen Altersvorsorge etc. abgeführt.

Das Abrechnungsdokument wird in der Regel per Hauspost, oder in Zeiten von verbreitetem Homeoffice, per Briefpost versendet. Eine Zustellung per unverschlüsselter E-Mail ist möglich, aber nicht ratsam. Besser sind verschlüsselte Übermittlungen, beispielsweise über Lohn- und Gehaltssoftware von DATEV in der Cloud, in der Mitarbeiter sich aktuelle Abrechnungen herunterladen können und sogar auf ein Archiv zurückgreifen können. Neben der monatlichen Lohnbuchhaltung mit den Lohnkonten der Mitarbeiter erfolgt am Jahresende die Jahresabrechnung: Sowohl das Finanzamt als auch die Mitarbeiter erhalten eine Lohnsteuerbescheinigung, bis spätestens Ende Februar. Zudem wollen auch Kranken-, Renten- und Unfallversicherung wissen, welche Jahressummen jeweils anfielen – und ob somit alle Beiträge korrekt abgeführt wurden.

Lohnabrechnung erstellen: Ab dem ersten Mitarbeiter Pflicht

Arbeitgeber sind gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet, Lohnabrechnungen zu erstellen – ab dem ersten Mitarbeiter und ab der ersten Lohn- oder Gehaltszahlung. Ein Sonderfall sind Entlohnungsabrechnungen für selbstständige Handelsvertreter, die auf Provisionsbasis arbeiten. Ebenso können Leistungen externer Mitarbeiter bzw. Freiberufler mittels Abrechnung auf Basis von Leistungsnachweisen erstellt werden. Hier können sogar auch Sozialabgaben relevant sein, beispielsweise die Berechnung und Zahlung der Künstlersozialabgabe – der sehr speziellen Sozialabgabe, die auch auf eingehende Rechnungen anfallen kann, wodurch eine reibungslose Kommunikation zwischen Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung notwendig ist, da aus Rechnungen selten ersichtlich ist, ob die Leistungen im Sinne der Künstlersozialkasse abgabepflichtig sind. Eine Extra-Aufgabe in der Lohnbuchhaltung ist dann noch die Abrechnung der Beiträge zur Unfallversicherung bei der Berufsgenossenschaft. Auch Krankheitsfälle und Ähnliches muss die Lohnbuchhaltung bearbeiten: Wie lange gilt die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall? Ab wann zahlt die Krankenkasse Krankengeld?

Wenn ein Unternehmen zudem einen Haustarif, einen Tarifvertrag oder ein Entgeltrahmenabkommen anwendet bzw. an gesetzliche, über dem Standard liegende Mindestlöhne gebunden ist – beispielsweise beim Pflegemindestlohn oder im Baugewerbe – verschärfen sich die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung. Da die Branchen-Mindestlöhne an Lohngruppen gebunden sind, ist die exakte Zuordnung von Mitarbeitern in die Lohngruppen besonders wichtig. Verschärfend kommt hinzu, dass in der Baubranche die Einhaltung der Mindestlöhne von der SOKA-BAU überprüft wird, wobei dann wieder Fallen lauern, wie des Verbots der Entgeltumwandlung, wenn dadurch der Mindestlohn unterschritten wird, aber es dennoch die Möglichkeit gibt, den Arbeitgeberzuschuss in Anspruch zu nehmen.

Lohnabrechnung selber machen? Schwierig

Jeder Unternehmer kann Lohnabrechnungen in Eigenregie erstellen. Allerdings ist damit ein hohes Maß an zeitlichem Aufwand und laufend aktualisiertes Fach-Know-how erforderlich, um Löhne und Gehälter korrekt mit den Arbeitnehmern, dem Finanzamt, den Sozialversicherungsträgern etc. abzurechnen. Bei Fehlern gibt es hohe Kosten- und Strafrisiken, weswegen es ratsam ist, ein Lohnbüro bzw. eine Steuerberater-Kanzlei zu beauftragen. Dort arbeiten Experten, die jeden Tag nichts anderes als Lohnabrechnungen machen und deshalb bei Routineaufgaben schnell und zuverlässig ans Ziel kommen und für die Sonderfälle an der Tagesordnung sind.

Was ist Online-Lohnabrechnung?

Die Online-Lohnabrechnung funktioniert über eine Software, deren Daten in der Cloud liegen: Die Daten zur Gehaltsermittlung und Gehaltsauszahlung werden online gepflegt, verwaltet und archiviert. Der Arbeitnehmer kann dann online gehen und in einem Portal, beispielsweise von DATEV, per sicherem Login seine Gehaltsabrechnung ansehen und herunterladen – und selbst ausdrucken. Arbeitnehmer können auf diesem Weg auch nie wieder die Abrechnungen aus Versehen entsorgen: im persönlichen Online-Archiv ist immer alles da. Anstatt mehrere Tage mit der Hauspost oder Briefpost ist die Abrechnung sofort verfügbar. Für den Arbeitgeber haben Lohnabrechnungen mit Online-Anbindung den Vorteil, dass die Pflichtmeldungen an Finanzamt, Krankenkasse, Arbeitsamt oder Rentenversicherung automatisiert mit erledigt werden. Dennoch sollte vor dem Absenden ein Lohnbuchhalter oder Steuerberater alle Daten kontrollieren. Noch interessanter wird es, wenn die Daten der Online-Lohnabrechnung direkt mit der Online-Finanzbuchhaltung verknüpft werden.

Was müssen Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung enthalten?

Abrechnungen für Lohn und Gehalt müssen den Mindestanforderungen genügen. Um diese Pflichtbestandteile kümmert sich auch Lohnbuchhaltungs-Software, aber an den Pflichtinformationen ist noch niemand gescheitert – die Tücken liegen in den monatlichen Variablen, den Änderungen in Gesetzen und Sozialabgaben und den komplizierten Sonderfällen, die ein internes Lohnbüro selten zu Gesicht bekommt.

Das muss in einer Lohnabrechnung stehen:

  • Daten zum Unternehmen
  • Daten des Arbeitnehmers, wie Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Krankenkasse etc.
  • Beginn des Beschäftigungsverhältnisses bzw. auch der Tag des Ausscheidens
  • Exakter Abrechnungszeitraum, in der Regel ein Kalendermonat
  • Bruttoentgelt: Gesamtbrutto, Steuerbrutto, Krankenversicherungsbrutto, Rentenversicherungsbrutto, Arbeitslosenversicherungsbrutto, Pflegeversicherungsbrutto, ...
  • Vermögenswirksame Leistungen, geldwerte Vorteile / Sachbezüge, Zuschläge für Überstunden, Zulagen wie Urlaubsgeld
  • Gesetzliche Abzüge: Lohnsteuer, Kirchensteuer, durch den Arbeitgeber abgeführte Steuern auf betriebliche Altersvorsorge bzw. Zusatzversicherungen, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, plus in den meisten Fällen auch die Krankenversicherung und Pflegeversicherung, bis auf privat oder freiwillig gesetzlich Versicherte, die die Beiträge auch selbst abführen können und mit dem Nettogehalt ausgezahlt bekommen können.
  • Gesetzliches Netto
  • Weitere Bezüge und Abzüge wie ein Arbeitgeberzuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung, Umlagen und Zusatzbeiträge zu Zusatzversicherungen
  • Nettoentgelt
  • Je nach Beschäftigungsverhältnis gibt es viele weitere Punkte auf der Liste
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