Elektroautos und Plug-in-Hybride als Dienstwagen: So klappt das steuerfreie Laden

Aber wie kommt der Strom ins Elektroauto, und vor allem wie gelingt das steuersparend?

• Der Mitarbeiter hat eine eigene „Tankstelle“ – sprich Steckdose oder Wallbox – zuhause und will den Strom mit dem Arbeitgeber abrechnen. Hier gibt es Pauschalen.
• Der Arbeitgeber hat Ladestationen am Betriebsgelände – bei denen können Mitarbeiter aber auch mit ihren Privatfahrzeugen laden. Das ist steuerfrei!
• Der Arbeitgeber installiert beim Mitarbeiter eine Wallbox. Hier kommt ggf. geldwerter Vorteil ins Spiel.

Aufladen beim Arbeitgeber

Aufladen von Firmenwagen

Das ist sehr empfehlenswert, da Sie dadurch die Betriebskosten Ihrer Firmenwagenflotte senken. Grobe Faustregel: Bei den aktuellen Kraftstoffpreisen ist bei einem Strompreis von ca. 25 ct/kWh zzgl. USt. das Fahren mit Strom bei einem Plug-in-Fahrzeug selbst im Winter so gut wie immer preisgünstiger als das Fahren mit Benzin.

Bei Elektroautos stellt sich die Frage nicht, aber das Laden im Betrieb vermeidet, dass Ihre Mitarbeiter zu stark auf Ladesäulennetzwerke angewiesen sind, die teilweise höchst unerfreuliche Strompreise aufrufen.

In der weiteren steuerlichen Betrachtung ist für den 0,5-Prozent bzw. 0,25-Prozent-Versteuerer kein Unterschied, für die Mitarbeiter mit Fahrtenbuchmethode sinken die steuerlich relevanten Gesamtbetriebskosten des Fahrzeugs, was ja durchaus interessant ist.

Aufladen von Privatfahrzeugen: Steuerfreier Ladestrom

Bis 2030 können Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern, Leiharbeitern oder Kunden den Ladestrom einfach schenken. Es fällt kein geldwerter Vorteil an – und es gibt keinen Höchstbetrag! Das gilt allerdings nur, wenn der geschenkte Strom on top zum Arbeitslohn obendrauf kommt.

Allerdings stellt sich die Frage nach der Fairness: Wer zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem ÖPNV oder einem normalen PKW zur Arbeit kommt – oder Home Office macht – profitiert nicht von diesem steuerfreien Geschenk. Überlegen Sie sich, ob Sie andere Zusatzleistungen anbieten, wie ein Jobticket, ein Jobrad oder andere Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung.

Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitern oder Anwohnern den Ladestrom auch zum Einkaufspreis + x verkaufen. Ein Verkauf unter Einstandspreis ist nicht ratsam, da dann eventuell geldwerter Vorteil anfällt.

Dafür ist dann allerdings ein Abrechnungssystem nötig. Es ist dann sogar möglich, einen Teil der Ladepunkte bei einem Ladeverbund anzumelden, damit die Ladesäulen a) in Apps gefunden werden und b) Deckungsbeiträge durch das Laden von „Fremden“ erwirtschaften können.

Aufladen zuhause

Aufladen des Firmenwagens an der privaten Wallbox des Arbeitnehmers

Der Staat fördert aktuell die Errichtung von privaten Wallboxen mit 900 Euro, allerdings muss dann auch Ökostrom genutzt werden. Wenn Mitarbeiter das freiwillig machen, ist das angenehm. Die Wartezeiten bei Elektrikern und Wallbox-Lieferanten sind allerdings im Moment sehr lange, und der Mitarbeiter muss mit Planung und Finanzierung in Vorleistung gehen. Sehr viel einfacher ist es, eine vorhandene Schuko- oder CEE-Steckdose zu nutzen, bei der natürlich sichergestellt werden muss, dass Steckdose und Stromleitung für die Dauerlast des Ladens ausgelegt sind.

Zur Abrechnung des Stroms gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Der Mitarbeiter zahlt den Strom aus eigener Tasche. Diese Kosten sollte der Mitarbeiter erfassen, denn diese mindern den geldwerten Vorteil. Bei einem Auto mit 45.000 Euro Bruttolistenpreis sind das bei 0,5% immer noch 225 Euro im Monat, für das Geld kann man monatlich 750 kWh Strom laden und als Minderung ansetzen – für Plug-In-Fahrer, die viel fahren und zuhause laden eine Überlegung wert! Je teurer das Auto, desto interessanter ist dieses Modell.
2. Der Mitarbeiter rechnet den Strom mit dem Arbeitgeber ab und bekommt ihn steuerfrei erstattet.
3. Der Mitarbeiter erhält eine steuerfreie monatliche Pauschale, die gegen Nachweis höherer Kosten „entpauschalisiert“ werden kann.

So funktionieren die monatlichen steuerfreien Pauschalen

Wenn Ihre Mitarbeiter das Firmenfahrzeug an der privaten Wallbox oder an der Steckdose aufladen, können Sie eine steuerfreie Pauschale als Ersatz für die aufwändige Einzelabrechnung zahlen. Wichtig ist, dass die Pauschale auf den Arbeitslohn aufgeschlagen wird, Entgeltumwandlungen sind nicht zulässig.

Zu den Pauschalen haben wir ausgerechnet, welche Kilometerleistung damit möglich ist – bei einem typischen Privatkunden-Ökostromtarif mit 30 kt/kWh, 20 Arbeitstagen im Monat und zwei Szenarien.

Szenario 1 (Worst Case): Laden an der Schuko-Steckdose mit 10 % Ladeverlust und einem Verbrauch von 30 kWh/100 km, was im Winter nicht unüblich ist.
Szenario 2 (Best Case): Wallbox ohne Ladeverlust, 20 kWh/100 km.

Die Pauschalen:

• Für Plug-in-Hybride:
  • 15 Euro im Monat, wenn im Betrieb eine Lademöglichkeit oder eine Ladekarte vorhanden ist -> 50 kWh Strom Worst Case: 150 km Fahrleistung = 7,5 km Arbeitsweg einfach Best Case: 250 km Fahrleistung = 12,5 km Arbeitsweg einfach
  • 35 Euro im Monat ohne betriebliche Lademöglichkeit -> 116 kWh Strom Worst Case: 350 km Fahrleistung = 17,5 km Arbeitsweg hin und zurück Best Case: 580 km Fahrleistung = 29 km Arbeitsweg hin und zurück

• Für Elektroautos:

• 30 Euro im Monat, wenn im Betrieb eine Lademöglichkeit oder eine Ladekarte vorhanden ist -> 100 kWh Strom Worst Case: 300 km Fahrleistung = 15 km Arbeitsweg einfach Best Case: 500 km Fahrleistung = 25 km Arbeitsweg einfach
• 70 Euro im Monat ohne betriebliche Lademöglichkeit -> 233 kWh Strom Worst Case: 700 km Fahrleistung = 35 km Arbeitsweg hin und zurück Best Case: 1165 km Fahrleistung = 58 km Arbeitsweg hin und zurück

Problemstellungen

• Wenn Sie eine Ladekarte zur Verfügung stellen, können nur noch die niedrigen Pauschalen gewährt werden. Hier lauert die nächste Falle: Wenn Sie Mitarbeitern keine Ladekarte geben und diese per privater Karte irgendwo laden, dürfen Sie dem Mitarbeiter die Kosten dafür nicht ersetzen – er hat ja schon die Pauschale erhalten. Außer, siehe weiter unten, die Kosten liegen über der Pauschale. Klingt kompliziert? Ist es auch.
• Sie zahlen als Arbeitgeber die Pauschale, aber der Mitarbeiter lädt zuhause nicht auf – entweder weil er keine Lust hat, viel Home Office macht, im Betrieb auflädt oder der Ladepunkt defekt ist. Dann zahlen Sie als Arbeitgeber womöglich mehrere hundert Euro zu viel im Jahr. Das kann eine kleine versteckte Gehaltserhöhung für verdiente Mitarbeiter sein, oder im Betrieb für Unmut sorgen.
• Sie zahlen die Pauschale, aber die Stromkosten beim Mitarbeiter sind in Wahrheit viel höher. a) Hier sollten Mitarbeiter sensibilisiert werden, dass sie nicht mehr zuhause laden sollten, als die Pauschale hergibt. Die Mitarbeiter sollten ihren Stromverbrauch am Zähler bzw. an der Wallbox messen, um Ladeverluste zu erfassen. b) Gegen Nachweis der höheren Kosten können Sie dem Mitarbeiter die gesamten Kosten steuerfrei ersetzen.
• Der privat installierte Ladepunkt wird unwirtschaftlich. Wenn man im Falle eines Plug-ins nur 600 kWh Strom über die Pauschale laden kann, wird die Anschaffung einer Wallbox zur teuren Liebhaberei.

Zwischenfazit:

Die Pauschalen decken durchschnittliche Fahrleistungen ab, allerdings nur bei überwiegend geschäftlicher Nutzung. Bei viel privater Nutzung und großen Jahresfahrleistungen reichen die Pauschalen nicht aus, vor allem, wenn nur eine private Lademöglichkeit zur Verfügung steht.

• Für Mitarbeiter mit Plug-in-Fahrzeugen ist es wirtschaftlich, wenn diese a) über eine vorhandene Steckdose in der Garage bzw. am Carport aufgeladen werden, also im Idealfall keine Zusatzkosten anfallen und b) die Pauschale genutzt wird.
• Die tatsächlichen Kosten sollten durch den Mitarbeiter laufend protokolliert werden, vielleicht durch ein Foto des separaten Stromzählers für den heimischen Ladepunkt zum Monatsletzten. Dann können im Fall der Fälle höhere Stromkosten erstattet werden.
• Für Mitarbeiter mit E-Autos ohne betriebliche Lademöglichkeit ist die Installation einer privaten Wallbox eine gute Idee. Bei einer Gesamtjahresfahrleistung von mehr als 10.000 km sollte jedoch die Abrechnung der Stromkosten mittels eines separaten, geeichten Zählers für die Wallbox erfolgen. Eine Aufzeichnung des Stromverbrauchs sollte wenigstens in einem repräsentativen 3-Monats-Rhythmus erfolgen.
• Alternativ könnte es in den Vollkosten preiswerter sein, wenn die Mitarbeiter auf öffentliche Ladeinfrastruktur zurückgreifen und per Ladekarte / Ladeapp laden. Das geht natürlich nur, wenn es in der Nähe Ladepunkte gibt.

Aufladen an einer Wallbox, die vom Arbeitgeber gestellt wird

Wenn Ihre Mitarbeiter als Dienstwagen ein Elektroauto oder einen Plug-in-Hybriden wählen, stellt sich die Frage nach dem Laden zuhause. Sie als Arbeitgeber können für den Mitarbeiter eine Wallbox zuhause installieren lassen – diese bleibt dann aber im Eigentum des Unternehmens und wird dem Arbeitnehmer sozusagen kostenfrei „geliehen.“ Wenn Sie dem Mitarbeiter die Wallbox „schenken,“ ist natürlich geldwerter Vorteil fällig. In diesem Spezialfall sind das pauschal 25 % des Gesamtaufwandes für die Wallbox inkl. USt., die der Mitarbeiter dann als „Geldwerten“ versteuern muss. Wenn Sie die Wallbox inkl. Installation zu teuer einkaufen, wird sich der Mitarbeiter nicht unbedingt freuen. Weiterer Nachteil: Die 900 Euro Förderung durch den Staat sind nicht erhältlich.

Die Abrechnung des Strom kann dann wie oben erläutert über eine Abrechnung oder Pauschalen erfolgen. Der Strom kann nicht steuerfrei abgegeben werden!

Hierbei tauchen allerdings verschiedene Probleme auf:

• Wenn der Mitarbeiter kündigt, endet auch die kostenfreie „Leihe“ der Wallbox. Diese muss dann ggf. durch den Arbeitgeber abgebaut werden. Sie könnten die Wallbox auch dem Mitarbeiter verkaufen, allerdings stellen sich dann wieder Akzeptanz- und Gewährleistungsfragen.
• Wenn der Mitarbeiter umzieht, stellt sich ein ähnliches Problem – die Wallbox muss umgezogen werden.
• Wenn der Mitarbeiter der kompletten Familie und der Nachbarschaft den Strom aus der Wallbox des Arbeitgebers schenkt, wird es unangenehm.

Tipp: Eichrechtskonforme Wallboxen sind teuer, geeichte Stromzähler sind hingegen sehr preiswert. Es könnte also lohnenswert sein, eine Kombination aus ungeeichter Wallbox und geeichtem Zähler installieren zu lassen.

Fazit

Das einfachste Modell ist eventuell folgende Kombination.

a) Sie installieren auf den Parkplätzen am Betrieb Ladepunkte in Form einfacher Wallboxen, damit die Mitarbeiter während der Arbeit laden können. Diesen Strom verschenken Sie einfach steuerfrei. Die Nicht-E-Auto-Fahrer sollten über eine Form der Nettolohnoptimierung gefördert werden.

b) Sie zahlen den Mitarbeitern die steuerfreie Pauschale für das Laden zuhause.

c) Wenn Mitarbeiter mehr „Energiebedarf“ haben, sollen diese bei Plug-ins einfach tanken fahren bzw. bei E-Autos Ladesäulen mit der dienstlichen Ladekarte benutzen.

Jedoch kann in Ihrem Einzelfall auch eine komplett andere Strategie steuerlich interessanter sein, da sehr viele Faktoren hineinspielen. Lassen Sie sich hierzu beraten – denn das Laden ist nur ein Aspekt, das E-Fuhrparkmanagement ist in der Gesamtheit komplex.